Este chiste de Dilbert es 50% de mi vida online, el otro 50% de mi vida son “calls” que uno podria evitar… a cambio de más emails; el famoso inbox zero en tiempos de COVID parece una ilusión y la idea de basarme en “el poder de una herramienta” o una simple interfaz montada sobre emails me suma cada día mas tareas a la cabeza… la única manera de lidiar con esto lo encontré en las 4D que se usan hace tiempo en manejo de tiempo.
En abstracto los emails se dividen en útiles o inútiles, los útiles se dividen en los informativos y los accionables, los accionables se dividen en los prioritarios y los importantes… con esto en la cabeza podés operar fácil sin importar que “SuperApp” quieran venderte (30USD/mes para una interfaz sobre tu servicio de mail que sale 10USD/mes?)
- Delete: La primer acción del dia, escaneo rapido la bandeja de entrada y limpio todo lo que es irrelevante en ese momento (desde newsletters hasta los corporate “join me to congratulate me” emails)
- Delegate: segunda acción del dia, todo lo que “interesante” pero puede tomar otro miembro del equipo (incluso cuando implique un upskill para ellos) sale automáticamente con una intro o preguntando si lo pueden tomar.
- Defer: acá los mails accionables comienzan a aparecer… y son los implican una desición, esto significa que quizás no son prioritarios o que quizas necesito accionar con la cabeza más fria y leyendo cada línea nuevamente.
- Do: tomo acciones en el momento, y ojo que esto puede ser desde responder con un “si/no” hasta arrancar un nuevo proceso o una toma de desición sobre una inversión…
Nadie tiene el librito mágico para la eficiencia del tiempo pero esto me sirve porque el 60% del mail diario desaparece con las primeras dos acciones; el otro 40% no implica que te tome horas cada email sino que estás tomando acciones (aunque sean rápidas) y que es algo que seguramente va a generar carga de trabajo a largo plazo.
Y esto que yo uso para emails, literalmente se puede usar para tareas y asi organizar tu dia de forma simple…a no ser que seas un OCD como yo con algunas cosas :)
Una respuesta en “4D’s: Delete, Delegate, Defer, Do”
Qué bueno leerte nuevamente Mariano. En la categoría “Defer” yo pongo aquellos en los que la importancia del asunto es proporcional a la insistencia del solicitante. Si no insiste más allá del primer email, no debe ser importante.