Este chiste de Dilbert es 50% de mi vida online, el otro 50% de mi vida son “calls” que uno podria evitar… a cambio de más emails; el famoso inbox zero en tiempos de COVID parece una ilusión y la idea de basarme en “el poder de una herramienta” o una simple interfaz montada sobre emails me suma cada día mas tareas a la cabeza… la única manera de lidiar con esto lo encontré en las 4D que se usan hace tiempo en manejo de tiempo.
En abstracto los emails se dividen en útiles o inútiles, los útiles se dividen en los informativos y los accionables, los accionables se dividen en los prioritarios y los importantes… con esto en la cabeza podés operar fácil sin importar que “SuperApp” quieran venderte (30USD/mes para una interfaz sobre tu servicio de mail que sale 10USD/mes?)
Delete: La primer acción del dia, escaneo rapido la bandeja de entrada y limpio todo lo que es irrelevante en ese momento (desde newsletters hasta los corporate “join me to congratulate me” emails)
Delegate: segunda acción del dia, todo lo que “interesante” pero puede tomar otro miembro del equipo (incluso cuando implique un upskill para ellos) sale automáticamente con una intro o preguntando si lo pueden tomar.
Defer: acá los mails accionables comienzan a aparecer… y son los implican una desición, esto significa que quizás no son prioritarios o que quizas necesito accionar con la cabeza más fria y leyendo cada línea nuevamente.
Do: tomo acciones en el momento, y ojo que esto puede ser desde responder con un “si/no” hasta arrancar un nuevo proceso o una toma de desición sobre una inversión…
Nadie tiene el librito mágico para la eficiencia del tiempo pero esto me sirve porque el 60% del mail diario desaparece con las primeras dos acciones; el otro 40% no implica que te tome horas cada email sino que estás tomando acciones (aunque sean rápidas) y que es algo que seguramente va a generar carga de trabajo a largo plazo.
Y esto que yo uso para emails, literalmente se puede usar para tareas y asi organizar tu dia de forma simple…a no ser que seas un OCD como yo con algunas cosas :)
Viajo demasiado, me encanta el café y disfruto viendo el mundo alrededor mío aunque lo haga desde un punto de vista externo; con lo que trabajar desde un café se me da naturalmente pero a veces cuando hablo con emprendedores o hago reuniones en un bar la gente me pregunta que le veo de especial y pensandolo mucho llegué a la conclusión de que me permiten enfocarme mejor que una oficina muchas veces.
Las interrupciones son menores; en un bar hay ruido de fondo y gente moviendose y etc. pero no tenés a nadie que se te siente a contarte cosas o a hacerte preguntas que necesitan tu atención… ¿suena raro? puede ser pero me resulta mejor
El tiempo es limitado; en un cafe o bar con WIFI no podés (bueno, es poco educado) estar 8 horas sin parar por seguridad, comodidad y hasta presupuesto… entonces estar y perder el tiempo es estúpido :)
Ahora, es cierto que cada uno es un mundo y no a todos les resulta cómodo saber si el wifi anda o si hay enchufes para energía o lo que sea; pero personalmente como le veo valor real a salir de la oficina, respirar un poco de aire fresco y trabajar sin tener interrupciones (1) algunas recomendaciones son:
Carga completa y un adaptador al menos, no hay pocas cosas menos inteligentes que estar buscando un lugar con un enchufe “no-estandar” porque tu Mac tiene cargador yankee o no terminar un trabajo porque “no cargué la batería al 100% antes de salir”
No vayas siempre al mismo café; pese a que vivo peleando con @rogerschultz por el mayorship de varios @nuchareposteria la realidad es que vamos cambiando hasta de sucursales porque sino vas a terminar entrando en la misma rutina que tratás de esquivar (2)
Consumí. Simple y claro, ¿querés que un lugar que te hace sentir bien sobreviva? ayudalo sin ocuparle una mesa por 4 horas con un “cafe chico por favor” además la gente del local va a saber que sos un habitué y el trato va a cambiar y mucho :)
Quizás no todos lo sientan cómodo pero estoy seguro que asi como una oficina tiene sus ventajas o trabajar desde tu casa tambien las tiene, trabajar en un café regularmente (pero no siempre) es una buena práctica.
Notas: (1) ok, sin interrupciones en serio implicaría hasta cerrar Tweetdeck pero hey… ¿que sería de nosotros sin Twittear? :P (2) con tantos bares lindos ir siempre al mismo es tonto y así como hay algunos que terminan encontrándote de casualidad… hay otros que aprendes a evitar, yo iba siempre a un bar muy lindo que ahora dejé de ir para no tener que charlar de compromiso con un tipo poco agradable que va todos los días.
Interesante estudio de Psychological Review [PDF] sobre la diferencia que hay entre el trabajo duro y el trabajo que te agota y que muchos confunden.
La realidad es que mil veces veo a emprendedores que se queman, literalmente, por no tener procesos de trabajo o al menos una ética de trabajo que les permita ordenarse y ser efectivos con su tiempo; el tiempo es el activo más importante que tiene un emprendedor en su startups el tiempo es finito y el tiempo no para.
En un pueblo perdido de EEUU, un desquiciado día a mitad de los años 90s, Shaineh Berkowitz escribe una carta para un agente del FBI, contandole una historia realmente extraña, se encuentra embarazada y no tiene la menor idea de como ha ocurrido el hecho. Lo peor, es segunda vez que ocurre. Bueno, al parecer ella tiene cierta idea o teorías sobre que paso, pero estaba completamente inconsciente. Una televisión encendida, un mundo en blanco y negro. Un oscuro personaje en la cocina y una reacción química que desprende una nube gaseosa. Una criatura parecida a Frankenstein. Doctores especializados en manipulación genética. Pizcas de David Lynch, Tim Burton aderezados con música de Cher. Para terminar el cuadro, incrustemos a los agentes Mulder y Scully. Mezclamos en un horno microondas de 1976 y el resultado es el quinto episodio de la quinta temporada de los Expedientes Secretos X.
The Post-Modern Prometheus de los X-Files, descrito anteriormente, es para los críticos uno de los mejores programas que se han emitido en la televisión durante toda la historia de la humanidad. Puede sonar algo exagerado. Pero el efecto logrado por Chris Carter (creador de la serie) en dicho episodio fue realmente increíble. Fue visto el día de su estreno (30 de noviembre de 1997) por más de 18 millones de personas, y de inmediato se convirtió en un clásico de la televisión. No ganó un Emmy porque el jurado era una pila de viejos decrépitos que no entendieron absolutamente nada de lo que vieron. Y esa es la mayor gracias de este extraño capitulo, se sale de la norma, usa el humor para homenajear y burlarse de las historias de terror de los años 30s. Es completamente inesperado, es un dardo mágico que al mismo tiempo da en el blanco y te hace una herida en el pie, sin entender como es posible semejante dualidad del espacio.
Es un homenaje rebelde que sólo con un gran éxito de audiencia es permitido por el sistema, paradójicamente dichos espectadores se pueden sentir burlados al ver/experimentar algo completamente diferente a lo habitual. Poco importa si no entienden nada, en cierta forma es la idea. Es una broma gigante, es el poder de la creatividad sobre el dinero. Y es sin duda, una victoria de la vida y las nuevas experiencias por sobre la cotidianidad aburrida de hacer siempre lo mismo de forma lineal y segura. Es una declaración contundente a la bifurcación de caminos.
De pronto es 20 de abril de 2012. Es un día especial, se estrena el episodio 19 de la 4ta temporada de Fringe. Es el episodio “loco”. Poco importa si no entendemos nada. Es la particular victoria de la vida al aburrido mundo (paralelo) lineal.
Demos un paso atrás para explicar un pequeño detalle. El episodio 19 en cada temporada de Fringe es diferente, extraño, se sale del molde, es el momento cuando el éxito se regodea con el “hago lo que me da la gana”. Puede ser un episodio musical, un cómic o una historia en el año 2036. La idea es que sea algo diferente, un viaje, una vuelta de tuerca hacia el otro lado, o hacia ninguna parte.
La norma es que no hay norma en el episodio 19.
Y aquí es donde viene la idea principal de este post. No tiene porque ser simplemente la televisión la que de un paso adelante en la vida y tome el riesgo de hacer algo diferente. Podemos ser nosotros mismos quienes desterremos nuestra cotidianidad por un día al mes.
La norma es que no hay norma el día 19 de cada mes.
Eso.
Vivimos tan ocupados, tan conectados, tan tuiterizados, que terminamos viviendo una eterna cotidianidad sin saltos, ni riesgos ni exabruptos, nunca pasamos un rato a nuestro universo alterno. No vivimos más allá de nuestro barco en la botella. No conocemos los 7 mares. Es todo tan aburridamente timelineal que no nos percatamos del color de la ropa de nadie, ni el olor del café en la mañana y mucho menos en lo nítido del HD. Ya estamos olvidando como es de lindo el HD y lo tenemos desde hace un par de años. Y no es cosa de volver al blanco y negro, ni de inventar monstruos o de hacer un homenaje a David Lynch. Es cosa de dar un giro.
Hagamos la prueba y tengamos 12 días diferentes al año. Sentir con emoción que ya viene el 19 de cada mes, y propongamos desde el corazón hacer algo diferente.
Leer un libro acostado todo el día.
Hacer dieta de internet por 24 horas.
Recorrer nuestro barrio de la infancia.
Ir hasta el otro lado de la ciudad y sentarnos en una cafetería a ver la gente pasar.
Volver e ver nuestra película preferida.
Renunciar a nuestro trabajo.
Casarnos con la mujer que amamos.
Sentarnos en una esquina a reflexionar.
Detenernos.
Abrir un blog.
Escribir una carta de amor.
Salir a cenar a ese lugar que siempre quisiste ir.
Tomar una clase de batería.
Correr un maratón.
Ver porno… o no ver porno. (Varia según las personas)
Aprender otro idioma.
Cocinar.
Emborracharte… o estar sobrio. (Varia según las personas)
Ver el quinto episodio de la cuarta temporada de Lost.
(Puedes añadir tu propia idea en los comentarios del post)
Es una idea tremendamente simple y poderosa. Es tomar un día al mes para romper en añicos al sistema (nuestro sistema). Permitirnos una victoria de la vida por sobre la cotidianidad aburrida de hacer siempre lo mismo de forma lineal y segura. Es nuestro día de experimentar, salir a la calle, viajar, hacer algo nuevo. Romper nuestra línea de tiempo.
Es NUESTRO día 19 del mes.
Escrito el 19 de abril de 2012 por el enviado especial Inti Acevedo, Beer Media Expert, blogger de Esquizopedia.com y editor en ALT1040.com. Cuenta historias en 140 caracteres en Twitter por @inti
No paro de sorprenderme con la cantidad de aplicaciones para manejo de tareas que hay en el mercado, de hecho desde Remember the Milk hasta Basecamp son usados por millones de usuarios pero ver que Salesforce lanza Do.com, que Any.DO levanta u$s1 millón y que hasta hay adquisiciones en puerta para integrar en los grandes G/F/M solo hace que me pregunte ¿que le hace falta a la gente para ser eficiente que necesitan si o si una aplicación que les repita lo que ya se comprometieron a hacer?
Si algo detesto es el primer momento de sentarme frente a la Mac y ver mis cuentas de mail, analizar que es spam, que es press release, que es poco importante, que es queja, que merece la pena ser respondido y que suena interesante. Ese procesos que hago mentalmente con la suma de titulo + remitente es lo que me permite mi primer filtro y puede hacer que un mail importante termine en mi mente en “después lo miro”; lo molesto de ese proceso hace que no lo haga en mi Blackberry para no odiar al pobre equipo.
Pero si algo me pone de peor humor es leer un mail que me lleve 10 minutos con floreos, vueltas y explicaciones para cosas que son simples de pedir o explicar… ese momento en el que uno se da cuenta que con dos renglones me podrían haber dicho lo mismo hace que me pregunte si no me estoy volviendo un cranky old man o si simplemente estoy dejando la etiqueta social para ocasiones en “La Vida Real™”… o simplemente dejando eso para los posts en Uberbin que termino divagando sin rumbo algo simple: ¿como enviar mails a gente ocupada?
Hace ya una semana se lanzó Correo Prioritario en Gmail y la gente del blog oficial publico 5 tips bastante buenos para ver si mejora el uso del mismo porque, algunos (y me incluyo), están desactivandolo por no saber usarlo:
1. Entrená el sistema, como todo sistema basado en Algoritmos no es perfecto… aprovechá el botón de “+” y “-” para ayudarlo a entenderte mejor
2. Archivá los mensajes no importantes rápido al personalizar la pantalla (como en el punto 3) vas a poder archivar todo lo “no-prioritario” con un solo click :)
3. Personalizá las secciones del mail, si en Priority Inbox tenés “Important and Unread,” “Starred” and “Everything Else.” eso no implica que no puedas crear otras y mejorar como quedan separados.
4. Creá Filtros por remitente, dale importancia a mails en base a quien envía.. o dejalos como pendientes para siemrpe ;)
5. Hacé que Priority Inbox no respete filtros previos si el sistema está bien entrenado, los filtros previos pueden hacer que se “estupidice” o que algo no funcione como debería… actualizá los filtros o simplemente dale “Override”
Si, Google le dió otro orden y explicación a a cada punto, pero los consejos me parecieron, personalmente, más lógicos de esta manera ;)
Hace un par de días comencé a buscar un programa para hacer el screencast de Wordpres 2.7 en vez de hacer la reseña llena de screenshots típica; por recomendacion de Twitter llegue a Screenflow y no puedo creer lo simple e intuitivo de usar que puede resultar hacer un screencast [def] con este programa.
Hace ya varios dias que vengo escuchando Inbox Zero en varios lados, que es una especie de estrategia de productividad personal con la que uno debería evitar la sobrecarga de correos electrónicos o, al menos, manejar mejor su bandeja de entrada. Inbox Zero son una serie de ensayos de 43 Folders
Pese a que son varios artículos, debo reconocer que me vinieron muy bien cuando pasé de Mail::App al cliente de Google Apps como mi interfaz de correo principal.. en ese momento uno se da cuenta que todo lo que viene a “solucionar nuestras vidas digitales”: acciones, tags, carpetas, filtros y etc.. es imposible de replicar y por eso terminás encerrado en un programa de correo sobre otros… en mi caso, MS Outlook como plataforma.
En TechCrunch leo que Rescuetime, una aplicación que te sirve para saber en que se va tu tiempo frente a la PC, hizo un pequeño sampleo de los resultados conseguidos hasta ahora por su base de usuarios.
Y es bastante revelador, aunque haya un par de aclaraciones antes de tomar esto al pie de la letra, primero no se el verdadero peso de la muestra para decir “esto es el ranking”; por otro lado, los usuarios de RescueTime son bastante particulares (Juan Luis hizo una reseña y hay miles dando vueltas en blogs).
Finalmente Xobni sale a beta pública y todos pueden probarlo, descargándolo desde este link. Xobni, para el que no lo conozca es un addon para Outlook que analiza todos los emails que enviaste y recibiste… define que interrelación tenés con cada uno de los contactos y te muestra un perfil total de cada uno de ellos.
Conocí Xobni en la reseña de Juan Luis hace tiempo y, personalmente, me pareció uno de los plugins más útiles que hay dando vueltas por ahi… aunque no me convenció de instalar WMWare y correr Windows en la mac solo para usarlo ;)
Prometen tener versiones para otros programas de mail… si lo logran, al menos podrian hacer que instale Entourage o que use la carreta llamada mail.app ;)
Finalmente sale la versión oficial de Google Calendar Sync que sirve, obviamente, para poder sincronizar tu calendario hosteado en Google con el de Outlook y, personalmente, me parece que termina unido lo mejor de los dos mundos (Web y Desktop)
¿Porque Google Calendar? no porque sea novedoso, de hecho casi todas sus funciones las tiene Yahoo! Calendar hace años pero con una interfaz sobrecargadísima, sino porque su velocidad y facilidad de uso es genial.
¿Su principal y gran desventaja? NO acepta otras sincronizaciones, esto implica que si usás servicios como Plaxo o como GSync vas a tener duplicaciones de eventos y conflictos de agenda (con lo que se terminó la sincronización con Outlook, PC; Móvil, etc.)… algo que no sólo me parece ridículo sino que va a terminar matando a los que desarrollaban este tipo de cosas para PC.
(en Mac todavia existe el glorioso Spanning Sync hasta que Google saque la versión oficial)
Si algo detesto es el primer momento de sentarme frente a la Mac y ver mis cuentas de mail, analizar que es spam, que es press release, que es poco importante, que es queja, que merece la pena ser respondido y que suena interesante. Ese procesos que hago mentalmente con la suma de titulo + remitente es lo que me permite mi primer filtro y puede hacer que un mail importante termine en mi mente en “después lo miro”; lo molesto de ese proceso hace que no lo haga en mi Blackberry para no odiar al pobre equipo.
Hace ya una semana se lanzó 
